法定/商务秘书服务

法定秘书服务

 

所有注册在新加坡的公司,在注册的时候,都需要有至少一位常住新加坡的居民作为公司的法定秘书。 公司董事会有责任指定一位公司的秘书并决定这位秘书的薪金配套。 公司董事需要确保有资质的人被选中做为公司的法定秘书。

找一位有资质的新加坡常住居民做为公司的法定秘书是为了确保这个人懂得必要的相关知识以及有相关的作为公司法定秘书的工作经验。

公司法定秘书这个位置只有在这个秘书去世,离职或者被董事决定辞退的情况下可以空缺,但是很重要的是在法律规定下这个秘书职位在6个月内必须被填补。 在没有秘书或者秘书无法履行职责的情况下,助理秘书可以先顶替秘书来执行其工作职责,直到新的秘书上任。

像公司里其他董事一,公司的法定秘是公司里面的officer,在公司法下,秘需要做到以下几点:

  1. 以公司利益最大化为宗旨
  2. 避免利益上的冲突
  3. 在工作中要有责任心并勤勤恳恳
  4. 不可以通过私人的交易为公司获取非法利益/ 不可以和公司一起通过私人的交易获取非法利益

在小一些的公司里, 公司法定秘一般就是做些行政的工作如一些做公司文件的记录以及相关登财务等。在大的公司里面, 法定秘一般会承担更多的工作职责,例如确保公司的行政行部分符合新加坡的法律法的要求。

公司的本地董事也可以作公司的秘没什么问题,然后,如果公司只有一位董事的,那么根据新加坡公司法,唯一的董事就不可以同担任公司的法定秘

新加坡公司法定秘书在公司里面是重要的角色,因为秘书需要做这些事情:

  1. 保存公司法定登记册及相关纪录
  2. 安排股东和董事的会议
  3. 提交注册一切法律法规下的必需的文件
  4. 在准备会议方面提供行政上的支持
  5. 对董事会提供全面的法律以及行政上的支持
  6. 协助执行公司的企业战略,确保董事会的决定被很好的执行和传递
  7. 确保公司的会议符合法律上的义务
  8. 及时掌握新加坡法律法规方面的规定
  9. 充分的与股东进行沟通

请注意,请注意..

虽然公司董事承担遵守法律法规的最终责任,但同时公司的法定秘书在特定的一些情况下也对公司触犯法律承担责任。这是因为新加坡公司法认可董事根据秘书提供的合规性建议指导而做出的决定。秘书被定义为公司的“officer”,意味着秘被相关的义务职责束。 因此,新加坡的公司法定秘将公司行政事宜及董事。

新加坡公司的法定秘在公司扮演的角色可以被总结为以下三点:

  1. 作为公司董事会的顾问,法定秘书需要按照正常的程序引导新的董事进入公司;提供必须的行政上的实际支持给董事;将信息及时传递给每一位董事以方便董事会的召开
  2. 公司法定秘书需要确认公司的运作符合相关的法律法规,以公司商业利益为核心,确保公司董事会的决定被合理的执行;公司秘书也需要在商业道德以及公司运作方面提供指导。
  3. 由于法定秘书和董事会的密切联系关系,在关系到公司事务的问题上,股东最方便和秘书沟通. 所以秘书需要经常和公司股东们进行交流,确保股东的利益在公司运作方面有被很好的考量进去。 举例说明,秘书确保公司的财务报告及时的发给公司股东,方便股东在开公司年度大会之前做好良好的准备。

新加坡公司法定秘的主要工作职责如下:

  1. 监管达标, 根据新加坡公司法,公司需要对公司的文件信息进行存档并在必要时候公开信息, 秘书有责任将公司的账务按时成交给新加坡会计和企业管理局ACRA并且将相关的必须的注册文件存档。
  2. 负责董事会相关事宜
  3. 负责公司大会相关事宜
  4. 负责公司章程方面的事宜
  5. 保存公司的注册信息和申报记录如会员;公司的收费;公司董事,经理,秘书和审计员;公司董事在股份和债券中的利益;债券的持有人;会议记录
  6. 申报法定文件如向ACRA递交股份变更文件,公司章程的修改文件,对公司董事和秘书的任命或离职文件;董事会决议文件等
  7. 报告& 财务,协助发布和传递公司年报,确保财务年报是根据法律法规所正确准备的等
  8. 股份的注册, 保存公司成员的注册文件,监管股份拨款以及其他和股东股份相关的事宜
  9. 在公司治理发展方面给出建议,协助公司董事提出,执行并保持良好的公司治理方针
  10. 确保公司印章被正确的使用,并良好的保管
  11. 如果公司更换注册地址,需要通报ACRA
  12. 根据公司法的要求, 秘书要确保公司的信函,通告以及其它公司正式的对外文本中都有公司的名字以及其它信息
  13. 确保公司保险有足够的保额来保护公司,董事,办公人员,以及办公地点
  14. 协助并监管公司海外办事处的运营,确保其办事处遵守海外办公城市的法律法规

 

商务秘书服务

 

公司运营,除了法定秘书外您还需要商务秘书。商务秘书是根据客户的需求为客户量身定制的商务事务服务。商务秘书的优点在于能建立您的企业形象,等同于您在新加坡有自己的员工、自己的写字楼、有一套公司的配套资源。处理起业务来,顺顺当当。

我们不只提供基础的法定秘书服务,也为大家提供商业秘书服务。

服务包括:
1、起草并保存公司董事会决议文;
2、起草并保存公司会议记录;
3、起草年度股东大会文件;
4、年度申报;
5、更换公司名称;
6、更换公司地址;
7、更换公司营业范围;
8、更换公司股东;
9、更换公司董事;
10、更换公司秘书;
11、处理其他涉及公司法法规事宜。
12、公司信件代收代发(客户承担邮递费用)
13、协助客户查看处理收到的英文信件(在得到客户授权的情况)

14、客户包裹转寄发送(客户承担邮递费用)
15、电话接听,转接,短信、微信、电邮提醒服务
16、来访客户接待
17、常规公司运营咨询